Den 5 november ökades antalet medarbetare i Försvarsmakten som hanteras i PRIO på ett högst dramatiskt sätt då hela Hemvärnet ”lades in” i systemet. Samtidigt skapades möjligheter att i PRIO hantera alla de nya personalkategorier (GSS/T, GSS/K, Specialistofficerare, etc). som vuxit fram i Försvarsmakten och som är en förutsättning för Försvarsmaktens reformering och utveckling. Detta är ett mycket stort steg i realiseringen av PRIO och alla de som skall finnas ”i systemet” finns där nu, även om inte alla av dem ännu har full funktionalitet, men det kommer det också.
Realiseringen av PRIO innebär att Försvarsmakten kommer att kunna svara upp mot de krav som regering och riksdag ställer att ha full kontroll på våra tillgångar i form av personal, materiel och ekonomi och att kunna koppla dessa tillgångar till våra förband. Försvarsmakten behöver denna kontroll även för egen del för att kunna bygga upp och vidmakthålla vår bas- och insatsorganisation på ett så effektivt sätt som möjligt. Tidigare stödsystem klarar inte denna uppgift och det är där som PRIO har sin plats.
Sedan föregående inlägg i juni har mycket hänt och jag vill kommentera några delar nedan.
Innehåll
- Reservmaterielläget
- Införande 4.2
- Omdaning försvarslogistik
- Införande 5-6
- Ekonomin
- Plutonchefens roll
1. Reservmaterielläget
Under året har reservmaterielläget successivt förbättrats. Det åtgärdsprogram som initierades av LEDS PRIO i våras och som bestod av 18 områden är avslutat och överlämnat ”till linjen” i 15 av de 18 områdena. Inom områdena ”hantering av färg och kemiprodukter (hit hör bl.a. oljor och smörjmedel)”, materielbeställningar (MRP), och ”hantering av utbytesenheter (UE)” återstår fortfarande ett antal systemjusteringar, utbildning och utarbetande av verksamhetsregler för att vi skall kunna känna oss nöjda och för att vi skall kunna ha fullt flöde i alla reservmaterielflöden.
Jag hyser dock ingen tvekan om att vi kommer att komma dit även om resan varit jobbig och smärtsam och där det fortfarande finns störningar, inte minst med hänsyn till UE-hanteringen och den komplexa hanteringen av färg och kemiprodukter samt vissa inleveranser av materiel, primärt sådant som beställts av FMV. I och med att införande 4.2 nu är driftsatt kan de systemmässiga förbättringar som utarbetats inom dessa områden tas i bruk och problemen lösas ut, såväl på verkstäder som på förband
2. Införande 4.2
Den 5/11 slutfördes driftsättningen av införande 4.2 som innebär att HR-funktionaliteten i systemet har ökats och att PRIO har anpassats till Försvarsmaktens nya personalstruktur och att alla nu är med i systemet, även Hemvärnets personal. När kontraktet med PRIO tecknades 2007 byggde vår personalförsörjning fortfarande på värnplikten och Hemvärnet lämnades ”åt sitt öde” systemmässigt. I och med reformeringen av Försvarsmakten har vi fått ett försvar som baseras på frivillighet, de nationella skyddsstyrkornas (Hemvärnet) betydelse i insatsorganisationen har stärkts, vi har fått ett antal nya personalkategorier (GSS/T, GSS/K, specialistofficerare (T och K), taktiska officerare (T och K) etc.) och HR-transformationen har fortsatt vad avser synen på chefsuppgifter mm. För att möta upp de krav som alla dessa förändringar medfört skapades införande 4.2 sommaren 2011 och det är mycket glädjande att det nu kunnat driftsättas.
3. Omdaning försvarslogistik
Inom ramen för det pågående arbetet mellan Försvarsmakten och Försvarets Materielverk (FMV) inom omdaningen av försvarslogistiken pågår ett anpassningsprojekt ”inom PRIO”, benämnt FSV-POL. FSV är namnet på den enhet inom FMV som kommer att bildas av den personal som ”går över” från FM till FMV vid årsskiftet och FSV skall utläsas ”Förråd-Service-Verkstäder”. Projektet inom PRIO benämns POL (Produktions- och Ledningssystem). Projektet FSV-POL är inordnat i PRIO men bemannas gemensamt av FMV (som bl.a. har tillsatt projektledaren) och Försvarsmakten. Utgångspunkten är att göra så få systemmässiga förändringar/anpassningar i PRIO som möjligt men samtidigt säkerställa att bägge myndigheterna fullt ut kommer att kunna hantera de krav som ställs på alla myndigheter, bland annat avseende ekonomisk och personell redovisning.
4. Införande 5-6
Försvarsmakten beställde efter ett omfattande förberedelsearbete den 29 september införande 5-6 från leverantören (Team IBM). Detta är det sista införandet inom ramen för avtal som tecknades med IBM 2007. Införande 5-6 kommer att genomföras under 2013-2014 med en huvudsaklig produktionssättning hösten 2014 och en efterföljande utrullning under 2015. Införandet innefattar bl.a. logistikstöd för underhållsproduktion och konfigurationsstyrning, en autonom lösning för sjögående/mobila/insatta förband, nytt lönesystem, ett utvecklat beslutsstöd samt ett stöd för fastigheter och anläggningar och avvikelsehantering.
Avropet av införande 5-6 föregicks av att Försvarsmakten och FMV enades kring innehållet och att den funktionalitet som byggs upp i införande 5-6 kommer att användas gemensamt av bägge myndigheterna inom ramen för den omdanade försvarslogistiken.
Som en viktig del i beslutsunderlaget ingick även resultatet från den oberoende analys av olika handlingsalternativ som genomfördes av analysföretaget Gartner sommaren 2012, där Gartner rekommenderade Försvarsmakten att genomföra införande 5-6 i stort enligt plan.
Den ekonomiska omfattningen (totalkostnad för såväl kontrakt med leverantören som för Försvarsmakten) av Införande 5-6 uppgår till drygt 1,2 miljarder kronor. Det är mycket pengar men det är Försvarsmaktens uppfattning att det är värt denna investering för att vi skall kunna uppnå de verksamhetsmässiga mål och syften som har varit avsikten med PRIO från första början.
Försvarsmakten har också i november denna månad rapporterat hela PRIO:s ekonomi mm till Regeringskansliet/Försvarsdepartementet i särskild ordning.
Med införande 5-6 avslutas projekt PRIO och hur systemet kommer att utvecklas i ett längre perspektiv kommer att bli en fråga för senare beslut och avdömningar.
5. Ekonomin
När det gäller PRIO:s ekonomi så innebär införande 5-6 att ekonomin för utvecklingen av PRIO behöver förstärkas med i storleksordningen 500 miljoner. Det är mycket pengar. Många kommer säkert att fråga sig om ”det är värt priset”. Den frågan ställde vi oss själva när vi såg indikationer på vart kostnadsbilden var på väg inför beställningen av införande 5-6. Det var med denna indikation som grund som vi lät det oberoende analysföretaget Gartner råda oss vad vi skulle göra och också ge oss en bild om vad det ”borde kosta”. Deras rapport har tidigare beskrivits och även lagts ut på www.forsvarsmakten.se. De alternativ som de hade i uppgift att studera var på hela skalan, alltifrån att fullfölja PRIO enligt plan, att stanna utvecklingen i och med införande 4.2 samt att helt avveckla PRIO. Deras entydiga rekommendation var att fullfölja PRIO med vissa mindre modifieringar. Utöver Gartners rapport så har vi också i våra kontakter med andra nationer som inför SAP-system i sina Försvarsmakter (Norge, Danmark m.fl.) fått samma entydiga råd; ”Fullfölj!”
Det är också viktigt att poängtera att hela resursförstärkningen inte är en ”ren fördyring” utan att den består av ett antal delar.
a) Den rena ”fördyringen” som beror på att lösningen blir mer komplex än vad som tidigare bedömts svarar för en knapp tredjedel.
b) Den största posten, drygt en tredjedel, är dock utökning av funktionalitet i systemet jämfört med vad som var tänkt från början. I detta innefattas en autonom lösning för sjögående/mobila/insatta förband, ett nytt lönesystem (som gör att alla, även de förband med specialavtal som finns kan hanteras i PRIO), ett utvecklat beslutsstöd, ett stöd för Försvarsmaktens fastigheter och anläggningar samt avvikelsehantering för verksamhetssäkerhet.
c) Våra problem när det gäller reservmaterielhanteringen har också inneburit att vi fått tänka om när det gäller utrullning av logistikfunktionaliteten i införande 5-6. Den kommer att blir mer successiv och pågå under ett år. Detta kommer att öka projektsäkerheten och minska negativa effekter av eventuella problem men det innebär samtidigt en merkostnad
d) Den omdanade försvarslogistiken i sig innebär också vissa merkostnader då det inte varit möjligt att starta införande 5-6 parallellt med all annan verksamhet, det hade vi helt enkelt inte orkat med. Detta innebär att overheadkostnader för såväl Försvarsmakten som för leverantören inte kan delas med tidigare införanden vilket ökar kostnaderna
6. Plutonchefens roll
Jag vill också ge en kort återkoppling till vad som sker för att underlätta för arbetet i systemet för plutonchefer med många underställda. Som jag skrev i juni så genomförde vi ett plutonchefsseminarium på Karlberg i juni detta år med nio plutonchefer ur Amf1, P4, LedR och F17 för att identifiera förslag till åtgärder mm i systemet. Utifrån detta identifierades 56 förslag som grund för fortsatt arbete. Dessa är nu grupperade i ett antal kategorier och förnbättringar i systemet införs successivt. Kategorierna är;
- Prioriterade förändringar
- Åtgärdade förändringar
- Alternativa lösningar till föreslagna förändringar
- Åtgärdas i införande 5-6
- Avskrivs/avslutas
Syftet och målet är klart: Systemet skall successivt bli mer och mer användarvänligt för chefer på alla nivåer, och speciellt för de som går under benämningen ”första linjens chefer” varav plutoncheferna är huvuddelen.
Thomas Engevall
Flottiljamiral
