Det är nu några månader sedan jag gav en längre kommentar kring PRIO-läget. Diskussionerna i media och bland bloggarna har fortsatt under våren, alltifrån SvD:s ”skriv din bästa historia om PRIO” till andra kommentarer och inlägg. Det finns dock mer att berätta om PRIO än problem. Detta inlägg kommer därför att beröra både aktuellt ”reservmaterielläge” och övriga delar av systeminförandet. Det blir därför lite längre än en vanligt blogginlägg skriver Thomas Engevall, PRIO ansvarig vid ledningsstaben.
INNEHÅLL
Reservmaterielläget
Införande 3-4 och 4.2
Långsiktighet
Plutonchefens roll
Frågan som kommer bort
Avslutning
1. Reservmaterielläget
Införandet av reservmaterielhanteringen i PRIO måste ses som ett initialt misslyckande. Det går inte att beskriva på något annat sätt. Det blev för svårt att hantera och systemet i sig visade sig dåligt anpassat för den centrallager/garnisonslagerlösning vi har. Varför det hamnade i det läget beror, enligt min uppfattning, på ett antal samverkande faktorer som vi måste åtgärda inför kommande införanden av PRIO.
Alla inblandade (LEDS PRIO, PROD LOG, FM LOG, TEAM IBM m.fl.) har dock i den uppkomna situationen visat på ett stort och engagerat ansvarstagande för att lösa problemen. Åtgärderna har grupperats i ett 18-punktsprogram där varje punkt har inneburit en genomlysning av: behov av utbildning, behov av användarinstruktioner/verksamhetsregler och systemjusteringar. Vidare har personalen, sett över sina arbetssätt och i relativt många fall justerat och anpassat det sätt man jobbar på för att hitta så effektiva metoder som möjligt.
Arbetet har gett resultat. Av de 18 grupperna har 5 kunnat ”stängas” till dags dato och min bedömning är att enbart några få grupper kommer att behöva jobba vidare efter augusti. Reservdelsflödena har ökat dramatiskt och antalet utleveranser från centrallagret ligger idag stadigt på 900-1000 ”plock” per dag med än högre toppar jämfört med nivån 1000-1200 ”före PRIO”. Några områden (farliga ämnen samt viss materiel med ”bäst före-datum”) återstår att få fason på innan kapaciteten är väl i klass med vad den var tidigare.
De två områden jag känner att vi behöver fortsatt fokusera extra på är att ge personal på förband där det finns så kallade filiallager fortsatt stöd och utbildning samtidigt som vi trimmar in återbeställningsfunktionen (max- och minpunkter m m) av förbrukad materiel på RESMAT så att hela ”blodomloppet” av reservmateriel fungerar fullt ut.
Därefter återstår två saker;
1. Att sakta men säkert jobba ikapp de reparationsköer m m som byggts upp under problemtiden.
2. Att fortsätta finjustera såväl systemet som arbetssätt som leder fram till ett läge där vi har både bättre koll på läget än förr och ett systemstöd som uppskattas av medarbetarna och ”kunderna”, dvs. förbanden.
När jag och Logistikchefen diskuterat vilken prognos vi ska sätta så har vi skruvat upp den tidigare prognosen som angav ”rimliga nivåer innan sommaren och näst intill full kapacitet till årets slut” till ”75 % till semestern och full kapacitet senast i oktober”.
Att notera i sammanhanget är också att våra insatser, nationella som internationella, hela tiden kunnat hanteras med stöd av extraordinära åtgärder och reservförfaranden. Oundvikligen så finns det en tämligen omfattande ryktesflora kring problem som PRIO sägs har förorsakat till våra insatsområden. Som alla rykten som biter sig fast, så går det inte att utesluta att några problem orsakats av bristerna men i de fall vi har kunnat efterforska ”byssasnacket” så har det visat sig inte stämma alternativt ha helt andra orsaker än PRIO.
2. Införande 3-4 och 4.2
Viktigt att poängtera i sammanhanget är att övriga funktioner i Införande 3 såsom ”upphandling och inköp”, ”försäljning och uthyrning”, ”transport” samt ”lagerredovisning” efter intrimning har fungerat bra. På samma sätt är det med Införande 4, som är personalrelaterat (eller HR som man ju ska säga) med funktioner för ”rekrytadministration”, ”strategisk personalhantering” samt ”utbildningsadministration”, även om jag nog kan se ett behov av att förenkla hanteringen något för det sistnämnda området.
Under hösten kommer nästa steg, även detta inom HR. Steget kallas Införande 4.2 och har tillkommit av två huvudskäl. För det första måste vi ta hand om alla nya personalkategorier (GSS/T, GSS/K, etc) och för det andra så ska systemet också kunna hantera Hemvärnets personal vad avser tjänstgöring, ersättningar, m m. Vidare så kommer Införande 4.2 att stödja de nya arbetstidsavtal som överenskommits mellan Försvarsmakten och arbetstagarorganisationerna.
All hemvärnspersonal som läser detta kan också lugnas med att ni inte kommer att behöva ”knappa i PRIO”. Den uppgiften åvilar utbildningsgruppernas fast anställda personal. De lösningar för grupprapportering m m som tagits fram ser riktigt bra ut och jag tror att vi kommer att kunna merutnyttja dem även för vissa grupper av Försvarsmaktens kontinuerligt & tidvis anställda så småningom.
3. Långsiktighet
Idag publiceras också den medarbetarundersökning som gjordes förra hösten avseende hur Försvarsmaktens medarbetare ser/såg på PRIO. Rapporten är utlagd och kommenterad på emil (Försvarsmaktens intranät) varför jag vill hålla mig tämligen kortfattad här.
Det är tydligt (och ingen överraskning) att det finns många som är kritiska till systemet och till användarvänlighet mm. Men det finns också en tämligen stor andel som är positiva alternativt har en neutral uppfattning i frågan.
För att en successivt ökande andel av vår personal ska känna att systemet är ett ”stödsystem” så kommer det att krävas fortsatta åtgärder:
1. Utökad och modifierad utbildning. Utbildningen behöver vara såväl generell som riktad till vissa grupper (sedan enkäten har ett helt nytt självstudiepaket utarbetats och satts i drift).
2. Ökat användande av så kallade ”superusers” som är riktigt duktiga på enstaka områden. Vi kallar dessa ”Avancerade Användare” (AvAn) och dessa behöver få sina uppgifter formaliserade via uppdrag etc.
3. Systemmässiga justeringar i vissa fall med ett ökat inslag av förenklade gränssnitt (portaler och formulär), jfr funktionen för resebeställning som får goda omdömen.
4. Ansvarstagande hos chefer och medarbetare att faktiskt ta sig tid att lära sig systemet och att, i det fall man har ansvar för att skapa regler och rutiner, göra detta.
Vi kommer att fortsätta jobba med dessa frågor och också återkommande mäta hur det går och hur systemet uppfattas.
4. Plutonchefens roll
En fråga som väckt mycket diskussion är om första linjens chefer, kanske främst plutonchefer och flottans tjänstegrenschefer, blir ”bundna vid datorn” med administration snarare än att vara på fältet med sina soldater eller till sjöss med sina sjömän.
Detta är ingen isolerad PRIO-fråga utan den berör lika mycket det förändrade arbetssättet och ökade arbetsgivaransvar som chefer på alla nivåer fått för sin personal, det vi kallar HR-transformationen.
Min ambition är att, tillsammans med ansvariga på Personalstaben, göra PRIO till ett så effektivt verktyg som möjligt i detta avseende som innebär att chefer, oberoende av nivå, inte ska behöva sitta ”framför datorn” mer än nödvändigt.
Ett led i arbetet med att åstadkomma detta var det ”plutonchefsseminarium” som HKV anordnade på Karlberg i förra veckan. Sammantaget var det nio plutonchefer Amf1, P4, LedR och F17 som under en heldagsworkshop lämnade förslag i stort som smått på vad som bör göras för att förenkla och underlätta arbetet i systemet. Det var en mycket bra dag med högt i tak och konstruktiva diskussioner som kommer att ligga till grund för ett antal modifieringar där min utgångspunkt är att justeringar vi beslutar oss för att införa successivt ska komma till senhösten/vintern.
Minst lika viktigt som systemjusteringar är dock att alla (och inte bara de plutonchefer som deltog i arbetet i förra veckan) från soldater/sjömän till generaler/amiraler och civilanställda tar sig tid att lära sig systemet och aktivt jobba med det. När man gör det så går det lättare och lättare och de förslag och idéer man har när det gäller utveckling får också en högre kvalitet, vilket i slutändan leder till ett bättre och bättre system.
5. Frågan som kommer bort
I diskussionerna om PRIO som förs, bland annat här i ”bloggvärlden” så tycker jag att det fattas ett perspektiv.
Varför inför vi systemet över huvud taget?
Ett svar i tre meningar är att: Försvarsmakten har krav på sig från regering och riksdag att ha full kontroll på våra tillgångar i form av personal, materiel och ekonomi och att kunna koppla dessa tillgångar till våra förband. Försvarsmakten behöver denna kontroll även själv för att kunna bygga upp och vidmakthålla vår bas- och insatsorganisation på ett så effektivt sätt som möjligt. Tidigare stödsystem klarar inte denna uppgift utan en förnyelse är ett skallkrav.
6. Avslutning
Winston Churchill lär, i ett tal efter slaget vid El Alamein ha sagt: ”Now this is not the end. It is not even the beginning of the end, but it is, perhaps, the end of the beginning”. Vi har nog passerat det sista av de tre (motsvarande) stadierna med PRIO men vi har en bra bit kvar vi också innan vi är klara.
Thomas Engevall
Flottiljamiral
