20
Apr

AI referensgrupp unga officerare

Anmäl kommentar Av:
i Armén/mark

AI referensgrupp unga officerare

 

Arméinspektörens referensgrupp unga officerare består av en representant från respektive arméförband i Försvarsmakten som samlas en gång om året. Under varje möte får vi i uppgift att diskutera kring ett angivet område i syfte att delge vår syn på aktuella problemställningar och ge förslag på lösningar. I år är huvudfrågan hur vi kan utveckla administration på lägre nivå och vad som är bra.

 

 

Innan mötet genomförde alla deltagare ett kort studiebesök på den internationella övningen CJSE12. Därefter samlades alla i filmsalen på
LedR för att få en kort genomgång om framtida organisationsförslag för
slutligen påbörja mötet.

Vårt fokus handlade om att effektivisera verksamheten på lägre nivå genom att lösgöra plutoncheferna från skrivbordet så de kan truppföra och få en god relation till sin personal. Ett av våra förslag är att tillföra personal som kan bidra med ytterligare handpåläggning vid administration i PRIO och under rekrytering. Återkommande samtalsämnen som vi tror kan effektivisera administrationen på lägre nivå var även:

  • Förtänksamhet på ALLA nivåer i syfte att förlänga
    planeringstid för verkställande chefer.
  • Hur motivera soldater att stanna kontraktstiden ut för att
    minska administration kring rekrytering.
  • Bättre utbildning och mer anpassat PRIO för de lägre
    nivåerna.

Effekten av dessa möten blir att AI får möjlighet att ofiltrerat få insikt i verkligheten ute på förbanden. Av erfarenhet så får uppkomna förslag en bra genomslagskraft som resulterar i konkreta åtgärder.

Mary B Kadric
AI referensgrupp unga officerare

 

 

 


5 Svar till AI referensgrupp unga officerare

  1. Rasmus Holm 23 april, 2012 kl. 12:13 e m Anmäl kommentar

    Jag kan inte göra annat än att instämma i tidigare kommentarer kring tidsåtgången för administration i system PRIO. Självklart är det så att den tid som en plutonchef behöver lägga på administration har ökat, men det kan man knappast lasta PRIO för. Precis som Niklas Lindkvist skriver så upplever jag PRIO som ett kraftfullt och lätthanterligt chefsverktyg. Många saker är oerhört lätta att göra – skapa personallistor med alla olika tänkbara parametrar, genomföra personal- och organisationsförändringar, hantera resor och ledigheter. Listan kan göras lång.

    Jag upplever att det bland många nyanställda (både officerare och soldater) finns en mycket negativ inställning till system PRIO som saknar verklighetsförankring. Det klagas i högervarv på systemet och tiden det äter upp från många äldre kollegor, och detta sprider sig nedåt i organisationen. Det hela verkar ta sin grund i en ovilja att lära sig systemet. Jag vet inte hur många gånger jag har hört fraser som ”jag struntar i att göra det, jag orkar inte lära mig något nytt” eller ”varför ska vi lära oss det här, det kommer ju ett nyttsystem
    snart”. Systemet är i drift och ska användas, och så länge personal medvetet struntar i att lära sig p.g.a. lathet eller annat så anser jag att deras klagomål är noll värda. Så svårt är det faktiskt inte.

    Som avslutning kan jag tycka att det är lite konstig formulering i strecksatsen om att behålla personal hela kontraktstiden. Det primära fokuset för att behålla personalen borde ju rimligtvis vara att skapa kompetenta insatsförband, inte minska administrationen kring rekryteringen. Måhända att jag misstolkar lite, men jag tycker att det är en konstig formulering. Och avslutningsvis som Niklas skrev ovan, hur ska vi göra PRIO ännu enklare för chefer? Pekbok? Det känns som det finns bättre saker att fokusera på än att göra om ett fullt fungerande gränssnitt.

    Svara
  2. TC 22 april, 2012 kl. 2:29 e m Anmäl kommentar

    Återigen används PRIO som en syndabock för allt annat som har blivit fel… Instämmer med Kalle och Sven och kan tycka att det är synd att många yngre officerare lägger fokus på kritik mot PRIO istället för det som egentligen är fel. Jag anser mig själ v tillhöra kategorin yngre officerare och arbetar som kompanichef för ett GSS/K kompani med cirka 110 anställda.

    PRIO är inte perfekt, det måste jag inleda med att säga. Men vad hade vi tidigare? Ett föråldrat LIFT som ingen begrep, en obegriplig reseblankett som alltid faxades tillbaka för kompletteringar, ett beräkningsunderlag med dålig eller liten uppföljning. Till alla påhejare av det gamla hederliga beräkningsunderlaget vill jag klargöra att det INTE hade fungerat med 100 yrkesanställda soldater.

    Varför har då den administrativa belastningen ökat? Fullt naturligt så beror det på att vi har helt anställda soldater. Exempelvis måste en vanlig sjukskrivning hanteras av plutonchefen och även om processen är enkel så tar det tid med sjukskrivningsdokument och friskförklaring. Likaså semesterplaner, arbetstidsplanering, skiftplanering, lönesamtal, uppföljningssamtal är saker som har ökat i volym och måste hanteras på kompaninivå och plutonsnivå. Till detta tillkommer de ledarskapsmoment som fanns även med värnpliktiga. Soldater som vill prata, ha råd eller stöd eller i värsta fall ett påtvingat chefssamtal. De isolerade momenten i sig tar inte lång tid men sammantaget utgör de i princip en halvtidstjänst på en pluton med cirka 30 soldater.

    Utöver denna ”grundadministration” som jag vill kalla det, tillkommer rekrytering med jämna mellanrum, daglig planering, uppföljning och att själv hålla övningar. Lägger man då också till att själv bli övad blir ekvationen omöjlig. Dessutom har kommenderingar och stöd till övriga enheter inte avtagit utan snarare ökat. Det råder ett enormt flöde med uppgifter som jag uppfattar som bisaker. Enkäter som skall fyllas i, undersökningar, funktionsmöte, idrottsevenemang och internutbildningar är exempel på detta.

    Vilket annat land i världen bygger en armé där förbanden själva ansvarar för sin egen rekrytering, att genomföra sin egen utbildning, sin egen administrering, sin egen budgetering och sin egna vidmakthållande träning? Detta utan externt stöd överhuvudtaget.

    Konkreta åtgärder som måste vidtas för att lösa detta? Jag menar att det går att genomföra och det finns tilloch med en fördel att göra mycket på de lägre nivåerna. Dock menar jag också att med den arbetsbelastning vi har idag på förbandet inte är förenlig med den organisation som är presenterad inom IO14. Man kan inte bygga ett förband som är tänkt att fungera i skogen eller under insats och sedan förvänta sig att det ska lösa övriga uppgifter också. Det är helt enkelt inte dimensionerat för det! Det måste finnas en redundans! Ett plutonslag består enligt IO14 av en taktisk officer och 2-3 specialistofficerare. Vad händer när en blir sjuk, pappaledig, vårdar sjukt barn, blir kommenderad etc. Saker vi inte behöver ta hänsyn till under insats blir konkreta problem i den dagliga verksamheten!

    För det första: Ge oss arbetsro! Låt organisationen ligga åtminstone ett par år utan att ändra om i raderna för GSS/K, GSS/T och befäl. Låt oss skapa ett förband som är användbart för både insats och nationell verksamhet och inte enbart efter ekonomiska ramar.
    För det andra: På varje pluton måste det finnas ytterligare en officer som en utbildningsstödfunktion. Detta gör också att man får en naturlig instegsbefattning på plutonen och kompaniet. Någon sådan finns inte enligt IO14.
    För det tredje: Förband med en insatslinjal att följa skall vara fredade från kommenderingar, stöd till skolor, LG, Högvakt och diverse bisysslor. En sak i taget!

    Svara
  3. Niklas 22 april, 2012 kl. 10:46 f m Anmäl kommentar

    Jag arbetar som plutonchef och har svårt att känna igen mig i det ni verkar ha diskuterat under mötet med AI och har mycket svårt att se att PRIO skulle ta upp för mycket av min arbetstid.

    Tvärtom tycker jag att systemet i mycket underlättar mitt arbete som chef. Ta till exempel att skiftplanera sin personal, det gör jag som chef ungefär var 4-6 vecka och det tar då cirka 10 minuter, en fullt acceptabel tidsåtgång kan jag tycka? Ett annat exempel kan vara att beställa en tjänsteresa, förr behövde jag fylla i ett obegripligt formulär för att sedan leta reda på min chef och få en underskrift och sedan slutligen faxa in den till reseavdelningen. Idag är det gjort i ett par knapptryck och allt går elektroniskt mellan beställare, attestör (chef) och reseavdelning. Kan det bli smidigare?

    Systemet tillåter även mig som chef att väldigt enkelt få ut kompletta listor på min personal som rör exempelvis semester- och ÖD-saldon osv, vilket gör att jag som chef även kan ha en bra uppföljning inom detta område, så jag har som sagt svårt att se vad det är som gör att PRIO skulle ta mycket tid i anspråk? Och kan det bli ett enklare gränssnitt att arbeta i? Alla som någon gång har arbetat i ett Windowsprogram känner igen sig. Att ytterligare förenkla det, ska vi då sitta med en bildbok och peka på vad vi vill göra eller vad menade ni med att förenkla för lägre nivåer? Det som också är positivt med systemet är mottagandet från anställda GSS/K på min pluton, som nästan alla tycker att det är smidigt att lägga in sin arbetstid eller göra en reseräkning. En normal vecka så använder de PRIO i kanske fem minuter för att logga in och redovisa hur de har jobbat.

    Det finns såklart saker med anställda soldater som har medfört att plutonchefen behöver spendera mer tid vid skrivbordet, men konstigt hade det väl varit annars? Som anställd har man rätt till semester, att vara arbetstidsplanerad m.m och det gäller såklart också om man är anställd i Försvarsmakten. Det är chefens ansvar se till att det fungerar och hur trovärdigt hade det varit om chefen inte varit ansvarig för detta och sett till att det fungerat?

    Så istället för att ta varje chans man får att gnälla på systemet och hur mycket man som chef måste arbeta i det, ta istället och lär er det och lägg er energi på annat, till exempel att följa upp era medarbetare. Och skulle ni behöva hjälp kan ni söka upp mig i adressboken i PRIO och maila så kan jag hjälpa er, för PRIO tar verkligen inte mycket av min tid som chef under en arbetsvecka!

    Svara
  4. Kalle 21 april, 2012 kl. 4:52 e m Anmäl kommentar

    Problemet ligger inte i att PRIO tar för mycket tid i anspråk. Jag som plutonchef lägger i snitt 20min/vecka på PRIO. Dock tror jag att system som exempelvis Palasso hade tagit mycket mer av min tid i anspråk om det fortfarande hade använts. Det är naturligt att det åtgår mer tid för administration när vi har anställda soldater, så snälla, sluta lägga allt detta fokus på att PRIO är dåligt, lägg istället kraften på att utnyttja den resurs som PRIO faktiskt är.

    Jag ser i stället att lösningen på plutonchefens ”truppar-problem” är att ge respektive plutonchef fler instruktörer. Om plutonchefen själv inte behöver lägga sin tid på att planera och genomföra utbildning, kan denne istället administrera på ett effektivt sätt och då få tid att följa upp utbildningen och utveckla sina soldater och underställda på personlig och individuell basis!

    Som i så många andra fall verkar det tyvärr även i detta vara lättare att skylla på själva systemet, än på sin egen oförmåga att använda det!

    Svara
  5. Sven 21 april, 2012 kl. 3:30 e m Anmäl kommentar

    ”•Hur motivera soldater att stanna kontraktstiden ut för att
    minska administration kring rekrytering.”

    Ovanstående kan till viss del åstadkommas genom att ta bort GSS-avtalet. Att ha en tidsbegränsad anställning gör att folk hela tiden känner sig pressade till att lämna FM och konstant letar efter annan sysselsättning. Tillsammans med den dåliga lönen gör det att vi får svårt att behålla personal längre än 2-3 år.

    Har aldrig hört en bra anledning till att ha anställningar låsta till just 8 (12) år. Det enda det genererar är hög personalomsättning och höga utbildningskostnader då ny personal skall utbildas.

    Jag tror att om vi istället skulle låta traditionell svensk arbetsrätt gälla och anställa folk på tillsvidare basis skulle få folk som stannade längre, kanske en 8-15 år generellt sett.

    Några skulle nog stanna ännu längre till vissas förfäran men vad är egentligen problemet med en 45-årig TOLO-soldat? Inget så vitt jag kan se, oavsett ålder så måste man ju möta fysiska krav för tjänsten. Samtidigt skulle vissa stanna kortare tid.

    Sammantaget skulle vi dock få en mer stabil och förutsägbar personalförsörjning med ett lägre nyutbildningsbehov och bättre utnyttjande av utbildningsinvesteringar i personalen.

    Svara

Kommentera

Följande HTML-taggar och attribut är tillåtna: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>